Налоговая инспекция информирует: форма 6-НДФЛ

Вниманию налоговых агентов!

Форма 6-НДФЛ: кто, когда, куда и как ее подает. Особенности заполнения

С 1 января 2016 г. в п. 2 ст. 230 НК РФ закреплена обязанность налоговых агентов подавать в налоговые органы, в частности, расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных ими, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов

Форма расчета сумм НДФЛ (6-НДФЛ), Порядок ее заполнения и представления, а также Формат представления в электронной форме утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. Далее по тексту раздела - расчет сумм НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ.

Для проверки корректности заполнения формы 6-НДФЛ вы можете воспользоваться Контрольными соотношениями показателей формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (направлены Письмом ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@).

Кто должен представлять расчет по форме 6-НДФЛ

Подавать в налоговые органы расчет по форме 6-НДФЛ согласно п. 2 ст. 230 НК РФ должны все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, поскольку исключений из данного правила по категориям налоговых агентов не предусмотрено.

Расчет сумм НДФЛ представляется всеми организациями - налоговыми агентами независимо от основания, по которому они были признаны таковыми (Письма от 07.12.2015 N 03-04-06/71300, от 02.11.2015 N 03-04-06/63268).

В Письме ФНС России от 03.12.2015 N БС-3-11/4605@ указано, что нотариусы, занимающиеся частной практикой, и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны представлять по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ. Такой же подход можно применить и к индивидуальным предпринимателям, которые признаны налоговыми агентами при выплате доходов физическим лицам. Данный вывод подтверждается Письмом ФНС России от 25.02.2016 N БС-3-11/763@.

Когда нужно представлять расчет по форме 6-НДФЛ

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны подавать расчет сумм НДФЛ за следующие периоды и в следующие сроки.

--------------------------------

<*> В случае если соответствующая дата выпадает на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то окончание срока представления расчета переносится на ближайший следующий за ним рабочий день. Это следует из п. 7 ст. 6.1 НК РФ.

Куда налоговые агенты должны представлять расчет по форме 6-НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ расчет сумм НДФЛ по общему правилу подается налоговыми агентами в инспекцию по месту своего учета. Однако для отдельных категорий налоговых агентов предусмотрен особый порядок его представления (п. 2 ст. 230 НК РФ). Для удобства отразим данную информацию в таблице.

Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ

В расчете по форме 6-НДФЛ отражается обобщенная информация по всем получившим в соответствующем периоде доходы от налогового агента (его обособленных подразделений) физическим лицам: суммы начисленных и выплаченных доходов, предоставленные налоговые вычеты, исчисленные и удержанные суммы НДФЛ, иные данные, служащие основанием для исчисления налога. Это следует из п. 1 ст. 80, п. 2 ст. 230 НК РФ.

К иным необходимым для исчисления налога данным можно отнести информацию о дате фактического получения доходов, которую налоговый агент должен отразить по строке 100 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ (п. 4.2 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@). Однако названный Порядок не содержит подробных указаний по заполнению этой строки. Согласно разъяснениям ФНС России, изложенным в Письмах от 13.11.2015 N БС-4-11/19829 и от 12.02.2016 N БС-3-11/553@, строка 100 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом с учетом положений ст. 223 НК РФ. Кроме того, ФНС России указала, что строку 110 этого раздела нужно заполнять с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ, а строку 120 - с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ (Письмо от 12.02.2016 N БС-3-11/553@).

Сроки удержания и перечисления сумм НДФЛ следует учитывать также и при заполнении разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ. Так, поскольку налог удерживается налоговым агентом непосредственно при выплате физическим лицам дохода, в случае если за истекший отчетный период <2> начислен доход, который выплачивается в следующем периоде, в строках 070, 080 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за истекший отчетный период проставляется "0". Исчисленная сумма налога отражается только в строке 040 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за истекший отчетный период. Такой вывод следует из Письма ФНС России от 16.05.2016 N БС-4-11/8609, в котором даны разъяснения относительно заработной платы, начисленной за март, а выплаченной в апреле.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, представляется за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

Контролирующие органы также отмечают, что в строке 080 разд. 1 расчета необходимо отражать общую сумму налога нарастающим итогом с начала года, не удержанную налоговым агентом на отчетную дату, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ (Письма ФНС России от 14.06.2016 N БС-3-11/2657@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9194). Таким образом, в данной строке отражается сумма налога, удержать которую из доходов налогоплательщика у налогового агента нет возможности.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются разные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100 - 140 разд. 2 расчета заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (Письма ФНС России от 24.03.2016 N БС-4-11/5106, от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@, от 18.03.2016 N БС-4-11/4538@).

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Об этом говорится в Письме ФНС России от 12.02.2016 N БС-3-11/553@, в Порядке заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. Заметим, в п. 3.3 названного Порядка в отношении сумм, указываемых в отдельных строках разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ, оговорено, что они определяются нарастающим итогом с начала налогового периода.

Относительно заполнения разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ налоговая служба дала несколько иные разъяснения. Так, в Письме ФНС России от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@ сказано, что операции, осуществленные в предыдущие отчетные периоды, в данном разделе не отражаются.

В разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые совершены за последние три месяца этого отчетного периода <2> (Письма от 15.03.2016 N БС-4-11/4222@, от 18.02.2016 N БС-3-11/650@, от 12.02.2016 N БС-3-11/553@). Кроме того, по мнению налогового ведомства, если операция произведена в одном отчетном периоде, а завершена в другом, то ее следует отражать в периоде завершения (Письма ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@, от 18.03.2016 N БС-4-11/4538@, от 12.02.2016 N БС-3-11/553@.)

В Порядке заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденном Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, не указано, следует ли налоговому агенту отражать в расчете сумм НДФЛ доходы, которые не подлежат налогообложению в соответствии со ст. 217 НК РФ. В Письме от 23.03.2016 N БС-4-11/4901 налоговое ведомство отметило, что обозначенные доходы в расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются.

Что касается доходов в натуральной форме, то согласно Письму ФНС России от 28.03.2016 N БС-4-11/5278@ их следует отражать в строках 020, 040, 080 разд. 1, а также в строках 100 - 140 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ.

В данной ситуации в строке 100 разд. 2 указывается дата фактического получения дохода в натуральной форме, которая дублируется в строке 110, в строке 120 - дата, соответствующая рабочему дню, следующему за днем выплаты дохода в натуральной форме, в строке 130 - соответствующий суммовой показатель, по строке 140 - "0".

При получении налогоплательщиком дохода в натуральной форме ввиду отсутствия даты удержания и срока перечисления НДФЛ допускается проставлять в строках 110 и 120 разд. 2 нули "00.00.0000" (Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-3-11/3605, Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@.)

В случае, когда доходы в виде оплаты труда выплачены до окончания соответствующего месяца, по строке 100 разд. 2 расчета указывается дата фактического получения дохода согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, по строкам 110 и 120 - фактическая дата удержания и срок перечисления налога. (Письмо от 24.03.2016 N БС-4-11/5106.)

Стоит обратить внимание, что форма расчета сумм НДФЛ заполняется по каждому ОКТМО отдельно. Данное правило закреплено в п. 1.10 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Для проверки корректности заполнения формы 6-НДФЛ вы можете воспользоваться Контрольными соотношениями показателей формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (направлены Письмом ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@).

Как отразить в расчете 6-НДФЛ пособие по временной нетрудоспособности (оплату больничного листа)

Порядок отражения в расчете по форме 6-НДФЛ операций по выплате пособий по временной нетрудоспособности разъяснен в Письмах ФНС от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, от 08.06.2016 N БС-4-11/10170@.

Эти операции отражаются в строках 020, 040 и 070 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ.

Раздел 2 расчета заполняется следующим образом:

- в строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности;

- в строке 110 - дата удержания НДФЛ с суммы выплаченного пособия. Исходя из положений п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный налог нужно удержать из такого дохода при его фактической выплате;

- в строке 120 - дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма удержанного НДФЛ с обозначенных выплат;

- в строке 130 - сумма полученного налогоплательщиком дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности (до вычета из него суммы удержанного налога);

- в строке 140 - сумма удержанного НДФЛ при выплате данного пособия.

Если за истекший отчетный период начислено пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое в следующем периоде, то такой доход нужно отражать в расчете по форме 6-НДФЛ за тот период, в котором пособие выплачено. (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@.)

Как отразить в расчете 6-НДФЛ премии сотрудникам

Исходя из подхода ФНС России, изложенного в Письме от 08.06.2016 N БС-4-11/10169@, доход, выплаченный физическому лицу в виде премии, отражается в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ следующим образом:

- в строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде премии;

- в строке 110 - дата удержания НДФЛ с суммы выплаченной премии. Исходя из положений п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный налог нужно удержать из суммы премии при ее фактической выплате;

- в строке 120 - дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма удержанного НДФЛ;

- в строке 130 - сумма полученного налогоплательщиком дохода в виде премии (до вычета из нее суммы удержанного налога);

- в строке 140 - сумма удержанного НДФЛ с выплаченной премии.

О представлении 2-НДФЛ и 6-НДФЛ при изменении места нахождения организации в течение года

В случае снятия с учета организации (обособленного подразделения) в налоговом органе по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения) и постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) карточка «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц этой организации (обособленного подразделения) подлежит передаче в налоговый орган по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

После постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организация (обособленного подразделения) (налоговый агент) представляет в налоговый орган по новому месту нахождения справки по форме 2-НДФЛ и расчеты по форме 6-НДФЛ, а именно:

- справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);

- справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в справках по форме 2-НДФЛ и расчете по форме 6-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

Как при закрытии обособленного подразделения уплатить страховые взносы и сдать отчетность ?

Закрытие обособленного подразделения (ОП), которое не начисляло выплаты работникам, не влияет на порядок уплаты взносов и сдачу отчетности.

Взносы за ОП, которое их начисляло, заплатите по месту нахождения ОП не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем его закрытия (п. п. 3, 11, 12 ст. 431 НК РФ, п. 4 ст. 22, п. п. 11, 12 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ). Платежное поручение заполняйте в обычном порядке.

Расчет по страховым взносам и 4 - ФСС за период с начала текущего года по день закрытия ОП надо сдать в ИФНС и ФСС по месту учета ОП. Лучше это сделать до снятия ОП с учета.

Как закрыть и снять с учета обособленное подразделение ?

Для закрытия обособленного подразделения (ОП), которое не является филиалом или представительством, достаточно приказа руководителя организации. Приказ издают после того, как деятельность ОП прекращена и в нем нет ни одного работника.

Филиал или представительство считается ликвидированным после внесения сведений об этом в ЕГРЮЛ (пп. "н" п. 1, п. 4 ст. 5 Закона N 129-ФЗ).

Не позднее трех рабочих дней со дня издания приказа о закрытии ОП или принятия решения о ликвидации филиала (представительства) подайте в ИФНС по месту нахождения организации сообщение по форме N С-09-3-2 (пп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

После снятия ОП с учета ИФНС вышлет вам уведомление по форме N 1-5-Учет (п. 14 Письма ФНС от 03.09.2010 N МН-37-6/10623@).

В отделение ФСС по месту учета ОП представьте (пп. "б" п. 14, п. 62 Регламента ФСС):

- заявление о снятии ОП с учета;

- копию приказа о закрытии ОП.

Срок для подачи заявления о снятии ОП с учета в ФСС не установлен. Лучше сделать это до окончания отчетного периода, в котором издан приказ о закрытии ОП.

Отдел работы с налогоплательщиками

Межрайонной ИФНС России № 4 по РТ